QualitätsHandBuch

der GIB-Stiftung und des GIB e.V.

QHB FÜHRUNGSPROZESSE

1.6.1 Grundlagentext Kommunikation

Autor/en:
B. Römer, M. Knapich-Boehlke, K. Hölzer
gültig seit:
30.09.2003
aktualisiert am:
08.05.2015

Grundlagentext zu den unternehmensinternen Kommunikationsstrukturen

Präambel

Eine Grundvoraussetzung für eine effektive Zusammenarbeit im Sinne der Unternehmensziele des GIB e. V. ist die Kommunikation auf allen Ebenen des Unternehmens. Unsere Kommunikation ist offen, ehrlich, sachlich und lösungsorientiert.

Höflichkeit, Dank, Lob und Wertschätzung sind wesentliche Bestandteile der internen Kommunikationskultur des GIB e. V. Bereits mit dem Begrüßungsschreiben wird jeder neue Mitarbeiter ermutigt, aufgetretene Fehler oder problematische Situationen offen anzusprechen. Nur so ist es uns möglich, ein lernendes und sich ständig verbesserndes System zu bleiben. Darüber hinaus sind Kritik oder Veränderungswünsche sowohl gegenüber Kollegen als auch Vorgesetzten ausdrücklich erwünscht.

Ein Kennzeichen unseres Unternehmens sind die flachen Hierarchien. Grundsätzlich kann und soll jeder mit jedem reden. In dienstlichen Angelegenheiten ist dennoch der Kommunikationsweg einzuhalten, so dass Fragen und Probleme vorrangig auf der kollegialen Ebene geklärt werden, ist dies nicht möglich, so wendet sich jeder Mitarbeiter an seinen unmittelbaren Vorgesetzten. Findet er hier nicht das von ihm erwartete Gehör, steht selbstverständlich der Weg zum nächsthöheren Vorgesetzten offen.

Die komplexen und vielfältigen Aufgaben des Unternehmens erfordern eine strukturierte interne Kommunikation. Diese wird durch regelmäßig stattfindende Gremien und Arbeitskreise sichergestellt. Die Ergebnisse der Diskussionen, die getroffenen Festlegungen und Beschlüsse werden von den jeweils dafür Verantwortlichen protokolliert, durch die zuständige Leitung mit Datum und Unterschrift bestätigt, an entsprechender Stelle im P-Laufwerk veröffentlicht und damit verbindlich.

Die Teilnahme an den verschiedenen Gesprächsrunden ist verbindlich geregelt. Mitarbeiter, die aus gewichtigen Gründen an einer für sie vorgesehenen Besprechung nicht teilnehmen können, müssen sich eigeninitiativ anhand des Protokolls und in Gesprächen mit Kollegen auf den jeweils aktuellen Informationsstand bringen.

Auf der anderen Seite ist es eine wesentliche Aufgabe aller Mitarbeiter mit einer Leitungsfunktion, dafür Sorge zu tragen, dass sie relevante Informationen in verständlicher Form an die ihnen nachgeordneten Mitarbeiter weitergeben.

Zu beachten ist, dass ein Unternehmen unserer Größe auch Gesprächsrunden haben muss, in denen Angelegenheiten besprochen werden können, die nur für einen ausgewählten Mitarbeiterkreis bestimmt sind. In diesen Gremien gilt dann für alle Teilnehmer die vertrauliche Behandlung der Gesprächsinhalte.

1. Gremien

Mitgliederversammlung des Vereins

Die Mitgliederversammlung besteht aus den Vereinsmitgliedern und wird mindestens einmal im Jahr einberufen. Zu den wichtigsten Aufgaben gehört u. a., die Jahresberichte des Vorstands und des Aufsichtsrats, einschließlich Jahresabschluss des Unternehmens entgegenzunehmen und zu bestätigen. Auf dieser Grundlage entscheidet die Mitgliederversammlung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das vergangene Geschäftsjahr.
(siehe auch Satzung des GIB e. V.)

Aufsichtsrat des Vereins

Der Aufsichtsrat wird von der Mitgliederversammlung gewählt und tagt mindestens dreimal im Jahr. Dieses Gremium kontrolliert die Geschäfte des Vereins, bestellt und entlässt die Mitglieder des Vorstands und berät den Vorstand bei der Erfüllung seiner Aufgaben. Es beschließt über die Entlastung des Vorstands auf der Grundlage der Jahresberichterstattung des Jahresergebnisses.
(siehe auch Satzung des GIB e. V.)

Als unabhängiges übergeordnetes Gremium bietet der Aufsichtsrat mindestens dreimal im Jahr, aber auch nach Bedarf, Sprechstunden für alle Mitarbeiter an.

Leitungsrunde

An der monatlichen Leitungsrunde nehmen der Vorstandsvorsitzende und/bzw. seine Stellvertretung, die Wohnstättenleitungen, die Leitung des Afb-Verbundes Berlin, der EDV-Beauftragte sowie eine Mitarbeiterin der Geschäftsstelle teil. Themenbezogen werden weitere Teilnehmer eingeladen. Schwerpunkte dieser Sitzungen sind aktuelle Themen aus der täglichen Arbeit der Wohn- und Arbeitsförderbereiche, die kollegiale Diskussion von grundsätzlichen unternehmensrelevanten Planungen sowie das Controlling von Unternehmensprozessen.
Über die hier getroffenen Entscheidungen, Festlegungen und Beschlüsse werden die Mitarbeiter durch die WL bzw. AfbL in den Gruppenleiter- und Dienstbesprechungen entsprechend informiert.
Die Gruppenleitungen erhalten das Protokoll der Leitungsrunde nachträglich per  E-Mail.

Klausur

In der Regel findet zweimal im Jahr eine Klausurtagung statt, zu der der Vorstand einlädt. Hier stehen insbesondere Themen der Philosophie und Führungsprozesse des Gesamtunternehmens im Mittelpunkt der Diskussion.

Gruppenleitersitzungen

Die leitenden Mitarbeiter laden ihre Gruppenleitungen regelmäßig zu Besprechungen ein. Bedarfsorientiert finden bereichsübergreifende Besprechungen statt.

Dienstbesprechungen

In der Regel findet alle drei Wochen in jedem Team des Wohn- und Arbeitsförderbereiches eine dreistündige Dienstbesprechung statt. Am Ende jedes Jahres werden sämtliche Termine der Dienstbesprechungen für das Folgejahr festgelegt.

Dienstbesprechungen sind Arbeitszeit. Es besteht für alle Mitarbeiter Anwesenheitspflicht, sofern sie nicht im Urlaub oder krank sind, aus dem Nachtdienst kommen oder arbeitsvertraglich 17,5 Stunden pro Woche oder weniger vereinbart haben. Bei Mitarbeitern, die nebenher studieren, können persönlich vereinbarte Regelungen getroffen werden.

Plenum

Halbjährlich versammeln sich alle Mitarbeiter des Wohnbereichs und des Arbeitsförderbereichs. Dieser Termin ist Arbeitszeit und somit für alle Mitarbeiter verbindlich, außer wenn sie Dienst haben oder in der Nachtwache, im Urlaub oder krank sind.
Diskutiert werden je nach Bedarf in den Einrichtungen z. B. offene Fragen zwischen den Wohn- und Arbeitsförderbereichen, aber auch allgemeine Themen, die sich z. B. aus den Mitarbeiterbefragungen ergeben.
Der Vorstand informiert mindestens einmal im Jahr über aktuelle Entwicklungen des Unternehmens und steht den Mitarbeitern für Fragen zur Verfügung.

2. Arbeitskreise

Zu allen Sitzungen der folgenden Arbeitskreise wird ein Protokoll gefertigt. Es wird innerhalb des P-Laufwerks im Ordner für den jeweiligen Arbeitskreis abgelegt und erhält eine verbindliche Gültigkeit durch Kenntnisnahme – mit Datum – durch die jeweils zuständige Leitung. 

Für jeden der nachfolgenden Arbeitskreise (außer ASA) findet einmal jährlich ein gemeinsamer Termin zum fachlichen und kollegialen Austausch der Berliner und Granseer Verantwortlichen statt.

Arbeitssicherheitsausschuss (ASA)

Mindestens einmal jährlich findet mit der Betriebsärztin und dem Sicherheitsingenieur (beide extern) gemeinsam mit dem Vorstand und den leitenden Mitarbeitern eine Sitzung des ASA statt. Themenbezogen können  weitere Personen durch den Vorstand eingeladen werden.
Üblicherweise erfolgt im Zusammenhang mit der ASA-Sitzung die Begehung eines bestimmten Bereichs mit entsprechender Auswertung.

Arbeitssicherheit

Die zu Arbeitssicherheitsbeauftragten geschulten und berufenen Mitarbeiter des Verbundes Gransee (VG) und des Verbundes Berlin (VB) sowie die jeweiligen für Arbeitssicherheit verantwortlichen Mitarbeiter treffen sich vier- bis sechsmal im Jahr, um Begehungen in den Einrichtungen durchzuführen, aktuelle Informationen aus den Schulungsveranstaltungen zu vermitteln, sich Gesetzesänderungen und Verordnungen inhaltlich zu erschließen, unternehmensrelevante Themen der Arbeitssicherheit zu besprechen bzw. Gefährdungsanalysen durchzuführen.
Die Arbeitssicherheitsbeauftragten sind auch verantwortlich für die regelmäßige Unterweisung der Mitarbeiter.
Weitere Hinweise und Regelungen zur Arbeitssicherheit und zum Brandschutz sind dem QHB-Dokument 3.4.1 'Arbeitsschutz/Arbeitssicherheit und Brandschutz' zu entnehmen.

Hygiene

Der zum Hygienebeauftragten berufene und geschulte Mitarbeiter des VG bzw. VB sowie die jeweiligen für Hygiene verantwortlichen Mitarbeiter der Gruppen treffen sich vier- bis sechsmal im Jahr bzw. nach Bedarf.
Im Rahmen dieses Arbeitskreises werden aktuelle Informationen aus den Hygieneschulungen vermittelt, die Hygienepläne überprüft bzw. aktualisiert und routinemäßige Begehungen der Einrichtungen durchgeführt.
Die Hygienebeauftragten des VB und VG führen bei den Mitarbeitern, die im Besitz einer sogenannten Lebensmittelkarte (Bescheinigung nach § 43, Abs. 1, Nr. 1 Infektionsschutzgesetz, ISG) sind, die jährlich vorgeschriebene Belehrung durch.

Qualitätsentwicklung (Qualitätszirkel)

Sowohl im VB als auch im VG gibt es einen Qualitätszirkel. Aus jedem Qualitätszirkel wird ein Qualitätsbeauftragter der Einrichtung benannt. Jeder Arbeitskreis trifft sich vier- bis sechsmal im Jahr.
Die Themen und Termine des Arbeitskreises werden am Anfang eines Jahres vom Qualitätsbeauftragten des Unternehmens in Zusammenarbeit mit dem Vorstandsvorsitzenden und den WL abgestimmt.
Diskutiert werden für die Qualität der täglichen Arbeit relevante und zu bearbeitende Themen, die u. a. nach Verabschiedung in der Leitungsrunde als Verfahrensanweisungen oder Anleitungen bzw. deren Aktualisierung in das Qualitätshandbuch einfließen.

3. Abschließende Anmerkung

Für wesentliche Verantwortungsbereiche im Unternehmen, wie z. B. für Hygiene, Arbeitssicherheit, Medikamente und Qualität, gibt es für die jeweiligen Verantwortlichen bei Übernahme der Funktion eine Checkliste zur Einarbeitung.