QualitätsHandBuch

der GIB-Stiftung und des GIB e.V.

QHB LEISTUNGSPROZESSE

2.2.5 Beschäftigten-Dokumentation

Autor/en:
A. Baars, E. Boehlke, M. Hirchert, M. Knapich-Boehlke, K. Schönherr, A. Tornow
gültig seit:
22.05.2008
aktualisiert am:
22.11.2018

Anleitung zum Führen des Beschäftigten-Dokumentationssystems (Afb)

Präambel

Zur Erbringung einer qualitativ hochwertigen und überprüfbaren Betreuung der Beschäftigten im Arbeitsförderbereich ist die Dokumentation der für und mit den Beschäftigten erbrachten Leistungen aus zweierlei Gründen unerlässlich. Zum einen ergibt sich eine entsprechende gesetzliche Vorgabe aus dem § 16 Wohnteilhabegesetz (WTG), Absatz 3 "Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten". Zum anderen ist dies aus fachlichen Gründen unverzichtbar, da nur aus einem präzise und übersichtlich dokumentierten Verlauf heraus die täglich erbrachte Arbeit reflektiert und auf diese Weise noch besser an die Bedürfnisse und Erfordernisse der von uns Betreuten angepasst werden kann.

In den jeweiligen Arbeitsgruppen des Afb befindet sich für jeden Beschäftigten ein Dokumentationsordner. In ihm werden die gesamten Dokumente, die im Zusammenhang mit dem Beschäftigten geführt werden bzw. zur Verfügung stehen müssen, abgelegt.

1. Gliederung des Beschäftigten-Dokumentationssystems

  1. Individueller Tagesplan Afb (fakultativ)
  2. Tagesdokumentation Arbeitsförderbereich
  3. Medizinischer Teil
    • Medikamentengabe Arbeitsförderbereich (fakultativ)
    • Kopien Medizinische Dokumentation/Ärztliche Anordnung (fakultativ)
    • Beipackzettel
  4. Förderung
    • FB Förderung im Arbeitsförderbereich
  5. Vereinbarungen
    • Allgemeine Vereinbarungen Afb (fakultativ)
    • Erfassungsbogen für Ruhezeiten (fakultativ)
    • Kalender (fakultativ)
  6. Allgemeine Beschäftigtendaten
    • Kontaktdaten (fakultativ)
    • Weitere personenbezogene Unterlagen
    • Freiheitsentziehende Maßnahmen/Kopie des richterlichen Beschlusses (fakultativ)

Zwischen den jeweiligen Kapiteln des Dokumentationssystems findet sich ein Trennblatt, welches Überbreite hat und mit dem jeweiligen Punkt bezeichnet ist, sodass rasch die einzelnen Kapitel aufgeschlagen werden können.

Formblätter siehe: 2.2.5.2 Beschäftigten–Dokumentationssystem - Formblätter

2. Formblätter des Dokumentationssystems
   (siehe 2.2.5.2 Beschäftigten–Dokumentationssystem - Formblätter)

Im Folgenden finden Sie Hinweise zu den einzelnen Formblättern, die Ihnen bei der Nutzung und beim Ausfüllen hilfreich sein können. Die Formblätter müssen über das Sekretariat bezogen und an jedem Standort in einem eigenen Ordner vorgehalten werden

  1. Individueller Tagesplan Afb (fakultativ)
    Dieses Formblatt wird von der Leitung im Bedarfsfall zur Verfügung gestellt.
  2. Tagesdokumentation Arbeitsförderbereich:
    Hier sind mit dem jeweiligen Datum kurze Berichte zum Arbeitstag bzw. zur Arbeitsleistung und zum Arbeitsverhalten zu formulieren. Die Einträge sollen objektiv, kurz, präzise und respektvoll den Tag beschreiben. Permanente Wiederholungen sind zu vermeiden, ggf. ist mit Textverweisen zu arbeiten.
    Zu jedem Arbeitstag gibt es mindestens einen kurzen Bericht. Hier sind sowohl positive Aspekte, wie z. B. bemerkenswerte Arbeitsleistungen und Einsatzbereitschaft, als auch Gesichtspunkte wie Arbeitsablehnung, Konflikte oder herausfordernde Verhaltensweisen zu dokumentieren.
    Sollte eine Bedarfsmedikation erforderlich gewesen sein, ist diese mit Namen, Menge, Uhrzeit und kurzer Angabe des Grundes ebenfalls in diesem Bericht zu vermerken. In der linken Datumsspalte ist das Kürzel "BM" zu vermerken.
    Gibt es Abweichungen der Anwesenheit von der Regelbeschäftigungszeit von mehr als 15 Minuten wird die exakte Anwesenheitszeit in der linken Datumsspalte dokumentiert.
    Jeder Tagesbericht muss mit einer Anmerkung zu der Förderung, die stattgefunden hat, abschließen. In der linken Datumsspalte muss am Beginn dieser Anmerkung das Kürzel "Fö" stehen.
  3. Medizinischer Teil
    • Medikamentengabe Afb (fakultativ)
      Gibt es eine ärztlich verordnete Medikation, die auch den Afb betrifft, wird an dieser Stelle das Formblatt "Medikamentengabe Afb" eingelegt, dieses wird sowohl für eine Dauer- als auch Bedarfsmedikation verwendet.
      Für jedes Medikament wird ein einzelnes Formblatt angelegt. Die Formblätter werden doppelseitig bedruckt, jede Seite ist für einen Monat gültig.
      Das gleiche Formblatt wird auch für die Gabe von Bedarfsmedikation genutzt (entsprechend ankreuzen). Die Dokumentation der Gabe erfolgt fortlaufend ohne Beachtung der Monate.
      Handelt es sich bei der Bedarfsmedikation um ein Medikament, das unter das BTM-Gesetz fällt, wird dieses in das BTM-Heft eingetragen. Wie alle Bedarfsmedikationen (siehe QHB-Dokument 2.2.3.1) wird dieses ebenfalls in der Datenbank eingetragen.
    • Kopien Medizinische Dokumentation / Ärztliche Anordnung
      Hier werden entsprechend des Dokumentes 2.2.3.1 'Verfahrensanweisung zur Medikamentengabe', Punkt 3, die Kopien von Anordnungen, die den Afb betreffen, abgelegt. Bei Beschäftigten, die nicht bei GIB wohnen, werden entsprechende Anordnungen der behandelnden Ärzte bzw. der gesetzlichen Betreuer abgelegt.
  4. Förderung
    Für die Planung und Auswertung einer Förderung wird das Formblatt "Förderung im Arbeitsförderbereich" genutzt, dieses wird in der Datenbank geführt. Umfassende Erläuterungen hierzu finden sich im Dokument 2.2.5.1.
    Nach Fertigstellung des FB wird es ausgedruckt und an dieser Stelle abgelegt.
  5. Vereinbarungen
    • Allgemeine Vereinbarungen Afb
      Dieses Formblatt wird ebenfalls in der Datenbank ausgefüllt und dann ausgedruckt. Hierzu gibt es entsprechende Schulungen.
      Inhaltlich werden hier spezifische Regelungen für Beschäftige festgehalten, die dazu dienen, den Einzelnen im Rahmen seiner individuellen Möglichkeiten zu unterstützen.
      Erfassungsbogen für Ruhezeiten (fakultativ)
      Gibt es einen solchen Bogen, wandert dieser regelmäßig zwischen Wohn- und Arbeitsförderbereich hin und her.
      Auszug aus dem QHB-Dokument 2.2.4.1:
      "Einzelne Betreute können tagsüber mehrfach kurze Ruhephasen haben. Sollten diese Ruhephasen einen Umfang einnehmen, der verhindert, dass die Betreuten an einem geregelten Tagesablauf teilnehmen können, wird dies ebenfalls nicht in der linken Spalte dokumentiert. In solchen Fällen wird ein bedarfsorientierter betreutenbezogener Dokumentationsbogen geführt, in dem diese Ruhe-/Schlafzeiten in ihrem zeitlichen Umfang dargestellt werden. Geht dieser Betreute in den Afb, wandert dieser Bogen zwischen Wohngruppe und Afb hin und her. Bei Betreuten, die eine externe Tagesstruktur besuchen, werden solche Auffälligkeiten auf der Vorderseite der Tagesdokumentation in der Zeile "Zeitdokumentation Tagesstruktur" mit dem Kürzel "s. B." eingetragen, die Erläuterung erfolgt auf der Rückseite am selben Tag."
    • Kalender (fakultativ)
      Jährlich wird ein GIB-eigener Betreuten-Kalender zur Verfügung gestellt.
      Dieser Kalender wird fakultativ geführt, die entsprechenden Vorgaben macht die zuständige Leitung.
  6. Allgemeine Beschäftigtendaten
    • Kontaktdaten (fakultativ)
      Bedarfsorientiert können an dieser Stelle die Kontaktdaten aus der Datenbank (siehe Maske "Betreute") ausgedruckt werden.
      Für Beschäftigte, die nicht bei GIB wohnen, ist die Ablage des Blattes Kontaktdaten verbindlich.
    • Weitere personenbezogene Unterlagen
      Hier besteht die Möglichkeit, personenbezogene aktuelle arbeitsunterstützende Dokumente wie Beobachtungsbögen, Tabellen usw. abzulegen.
    • Freiheitsentziehende Maßnahmen/Kopie des richterlichen Beschlusses
      Gibt es einen richterlichen Beschluss für freiheitsentziehende Maßnahmen, der den Afb betrifft, wird dieser vom WL-Sekretariat zeitnah unaufgefordert in Kopie der AfbL zugesandt und in der Beschäftigten-Dokumentation abgelegt.

Hinweis zum Urlaubsantrag: Dieser verbleibt in der Bewohner-Dokumentation der Wohngruppe. Bei gewünschtem Urlaub wird der ausgefüllte Antrag dem Beschäftigten mitgegeben und vom zuständigen Afb-Mitarbeiter unterzeichnet und dem Betreuten wieder mitgegeben.

3. Hinweise zur Archivierung

Im Folgenden wird für jedes Kapitel dargelegt, wie die einzelnen Formblätter archiviert werden.

Tagesdokumentation Arbeitsförderbereich:

  • Die FB verbleiben bis zur Erstellung des Entwicklungsberichtes im Dokumentationsordner. Nach Abschluss des Entwicklungsberichts werden diese im Archivordner des Beschäftigten abgelegt.

Medizinischer Teil:

  • Die FB Medikamentengabe Arbeitsförderbereich verbleiben bis zur Erstellung des Entwicklungs- und Leistungsberichtes im Dokumentationsordner. Danach werden diese im Archivordner des Beschäftigten abgelegt.
  • Die Kopien Medizinische Dokumentation / Ärztliche Anordnung verbleiben für die Dauer ihrer Gültigkeit im Dokumentationsordner. Danach werden sie geschreddert.

Förderung:

  • Die FB Förderung im Arbeitsförderbereich verbleiben so lange im Dokumentationsordner, bis sie im nächsten Entwicklungs- und Leistungsbericht des Afb aufgenommen wurden. Abgeschlossene Förderungen werden geschreddert.
    Das Archiv befindet sich in der Datenbank.

Vereinbarungen:

  • Wenn das FB Allgemeine Vereinbarungen Afb keine Gültigkeit mehr hat, wird es geschreddert. Das Archiv befindet sich in der Datenbank.
  • Der Kalender, soweit vorhanden, wird nach Ablauf des Kalenderjahres als Trennblatt in die Tagesdokumentation eingelegt.

Allgemeine Beschäftigtendaten:

  • Der Ausdruck mit den Kontaktdaten wird bei jeder Aktualisierung ausgetauscht. Das alte Blatt wird geschreddert.
  • Die weiteren personenbezogenen Unterlagen verbleiben für die Dauer ihrer Relevanz im Dokumentationsordner. Danach entscheidet die AfbL.
  • Die Kopie des richterlichen Beschlusses zur Freiheitsentziehenden Maßnahme verbleibt für die Dauer der Gültigkeit im Dokumentationsordner. Danach wird sie geschreddert.

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