QualitätsHandBuch

der GIB-Stiftung und des GIB e.V.

QHB UNTERSTÜTZENDE PROZESSE

3.5.1 VA EDV Datenschutz

Autor/en:
E. Boehlke, K. Hölzer, St. Daniel
gültig seit:
16.03.2006
aktualisiert am:
30.12.2013

Verfahrensanweisung zur Nutzung der EDV und zum Datenschutz

Präambel

Diese Verfahrensanweisung hat zum Ziel, dass mit den unternehmens- und betreuungsrelevanten Daten des GIB e. V. verantwortungsbewusst umgegangen wird und diese vor unberechtigter Nutzung und Verbreitung durch Dritte geschützt werden. Des Weiteren sind Hard- und Software vor Beschädigung oder Zerstörung durch Viren u. ä. zu schützen.
Das zweite Ziel dieser Verfahrensanweisung ist, dass die Ablage von unternehmens- und betreuungsrelevanten Daten auf den Servern des GIB e. V. einheitlich und für alle Mitarbeiter verbindlich durchgeführt wird.

1. Nutzung von Datenträgern und Programmen

Es ist ausdrücklich verboten, auf den Computern des GIB e. V. Datenträger und Programme zu benutzen, die nicht offiziell für den GIB e. V. lizenziert sind oder beim GIB e. V. selbst erstellt oder vom GIB e. V. zur offiziell eingesetzten Software erklärt wurden.

Die Computer dürfen nur für Zwecke genutzt werden, die unmittelbar mit der Tätigkeit beim GIB e. V. in Zusammenhang stehen, dies bezieht sich auch auf die Nutzung des Internets. Es ist ausdrücklich verboten, Daten von Computern des GIB e. V. auf Datenträgern zu speichern oder per E-Mail zu versenden, die außerhalb des GIB e. V. genutzt werden, es sei denn für unternehmensrelevante Zwecke wie z. B. Vorträge oder Präsentationen.

Der persönliche Zugangscode ist geheim zu halten und nicht an Dritte weiterzugeben.

2. Umgang mit Dokumenten

Die Mitarbeiter des GIB e. V. dürfen unternehmensrelevante Dokumente wie z. B. Berichte, Protokolle, Formulare und sonstige Dokumente, die im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit beim GIB e. V. stehen, nur innerhalb der Räumlichkeiten des Unternehmens auf den zur Verfügung gestellten EDV-Geräten erstellen und bearbeiten. Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten, dürfen zur Sicherstellung des Datenschutzes die Räumlichkeiten des Unternehmens nicht verlassen, d. h., sie dürfen auch nicht mit nach Hause genommen werden. Werden im Einzelfall außerhalb des Hauses derartige Dokumente ausgearbeitet, so bedarf es der vorherigen schriftlichen Zustimmung der Wohnstättenleitung bzw. AfbL, und es ist genauestens darauf zu achten, dass diese für Drittpersonen nicht zugänglich sind und die datenschutzrechtlichen Bestimmungen eingehalten werden. Ausdrücklich wird hier noch einmal auf die Punkte zur Verschwiegenheit und zum Datenschutz verwiesen, die im Dokument 'Information zur Datenverarbeitung beim GIB e. V. – Einwilligung und Verpflichtungserklärung' aufgeführt werden, das als Anlage zum Arbeitsvertrag von den Mitarbeitern des GIB e. V. unterschrieben wird.

3. Umgang mit Vorlagen und Formularen

Grundsätzlich dürfen nur Vorlagen und Formulare (z. B. Briefköpfe, Berichtsvorlagen, Formblätter, Formulare des Dokumentationssystems etc.) benutzt werden, die vom Unternehmen autorisiert sind.

Im Qualitätshandbuch sind der Vollständigkeit halber Formulare z. B. für die Bewohner/Beschäftigten-Dokumentation dargestellt, die von allen Mitarbeitern gelesen werden können. Damit könnten diese Formulare auch von allen Mitarbeitern ausgedruckt werden. Dies ist ausdrücklich verboten!

Formulare, die für das gesamte Unternehmen Gültigkeit haben, werden zur Sicherstellung der Qualität von der Geschäftsstelle den Sekretariaten in Dateiform zur Verfügung gestellt (siehe Vorlagenordner, V-Laufwerk). Nur diese autorisierten Formulare dürfen entsprechend dem Bedarf in den Sekretariaten für den jeweiligen Bereich ausgedruckt werden. Einige wenige, in großer Anzahl benötigte Formulare werden in einer Druckerei gedruckt.

4. Ablage von Daten

Alle unternehmens- und betreuungsrelevanten Daten werden nicht mehr auf den Festplatten der Mitarbeiter-PCs sondern auf den Servern des GIB e. V. gespeichert. Für Dateien besteht eine entsprechende Ablagestruktur, die verbindlich einzuhalten ist (siehe hierzu das QHB-Dokument 3.5.2 MU 01 Ordnerstruktur des Dateiservers (P:\A GIB e.V.).

5. Ablage von Fotos und Videos auf externen Festplatten

Im Wohn- und Betreuungsvertrag wird in der Anlage 3 'Zustimmung zum Erheben, Speichern, Verarbeiten und Weitergeben besonderer personenbezogener Daten' in Punkt 4 festgehalten, ob die Betreuten bei besonderen Anlässen (z. B. bei Ausflügen oder Festen) fotografiert werden dürfen und Fotos der Betreuten innerhalb der Wohnstätte in angemessener Form verwendet werden können. Widerspricht ein gesetzlicher Betreuer zu einzelnen Punkten der Anlage 3, Punkt 4, des Wohn- und Betreuungsvertrags, dass Fotos von seinem Betreuten gemacht werden dürfen, muss die jeweils zuständige Leitung eine entsprechende schriftliche Anweisung an die Gruppe geben.
Die Betreuer des GIB e. V. haben in der Anlage zum Arbeitsvertrag 'Information zur Datenverarbeitung beim GIB e. V. - Einwilligung und Verpflichtungserklärung' zur Kenntnis genommen, dass anlässlich gemeinsamer Aktivitäten Fotos von ihnen gemacht und für den internen Gebrauch auf Datenträgern des GIB e. V. verwaltet werden können – es sei denn, der Mitarbeiter hat dieser Verwendung explizit widersprochen.
Für die Speicherung und Verwaltung solcher Fotos oder Videos kann sich jede Gruppe eine externe Festplatte anschaffen. Diese externe Festplatte ist im Dienstzimmer der Gruppe in einem abschließbaren Fach aufzubewahren. Es ist sicherzustellen, dass nur die Mitarbeiter der Gruppe Zugang zu diesem Fach haben.

6. Controlling

Von der Geschäftsführung spezifisch bevollmächtigte Mitarbeiter sind zur unangemeldeten Kontrolle der Umsetzung der oben genannten Punkte an den PCs der Mitarbeiter berechtigt.

7. Arbeitsrechtliche Bedeutung

Ein Zuwiderhandeln gegen diese Anweisungen stellt einen arbeitsrechtlich relevanten Verstoß dar, der durch Abmahnung bzw. durch fristgemäße oder fristlose Kündigung geahndet werden kann.

8. Datenschutzbeauftragter

Entsprechend den datenschutzrechtlichen Bestimmungen hat der GIB e. V. einen Datenschutzbeauftragten bestellt, der bei Fragen und Problemen von jedem Mitarbeiter angesprochen werden kann. Der Datenschutzbeauftragte ist über die E‑Mail-Adresse datenschutz@gib-ev.de zu erreichen.

Beachtenswertes

Warunsuchst DU mich nicht?
Deeskalationstraining
Webcam Neubau MZEB