QualitätsHandBuch

der GIB-Stiftung und des GIB e.V.

QHB UNTERSTÜTZENDE PROZESSE

3.6.1 Gebäudemanagement

Autor/en:
U. Günther, E. Boehlke
gültig seit:
20.05.2009
aktualisiert am:
08.02.2018

Grundlagentext zum Gebäudemanagement und zur Wartung von Großmaschinen

Präambel

Betrachtet man den Lebenszyklus einer Immobilie, so verursachen die Baukosten lediglich 10% - 20%, die Betriebskosten hingegen 80% - 90% der Gesamtkosten.
GIB baut und betreibt Gebäude, die über einen Zeitraum von mehreren Jahrzehnten genutzt werden.
Nachhaltiges Bauen strebt für alle Phasen des Lebenszyklus von Gebäuden (Planung – Erstellung – Nutzung und Erneuerung) eine wirtschaftliche, Ressourcen sparende Nutzung an.
Dies wird erreicht durch

  • Verlängerung der Lebensdauer von Bauteilen und Anlagen durch Instandhaltung
  • Optimierung des Energiebedarfs und des Verbrauchs an Betriebsmitteln
  • Einsatz wieder verwendbarer Bauprodukte
  • Vermeidung unnötiger Transportkosten von Baustoffen- und -teilen.

Das Gebäudemanagement verfolgt das Ziel, diese Prozesse zu erfassen und sinnvoll zu steuern.
Hierzu werden in den Gebäuden von GIB folgende Teilstrategien verfolgt:

  1. Gewährleistungs- und Mängelmanagement
  2. Flächenmanagement
  3. Instandhaltungs- und Wartungsmanagement
  4. Zustandsmanagement
  5. Ressourcenmanagement

Da hierzu ein hohes fachliches Wissen erforderlich ist und zahlreiche gesetzliche Bestimmungen zu beachten sind, wurde als Gebäudemanager ein in diesem Bereich kundiger Bauingenieur eingestellt und mit der Koordination dieser Aufgaben betraut. An vier Terminen pro Jahr erfolgt ein Kontrollgang durch alle Gebäude des Gesamtunternehmens Dabei nehmen neben dem Gebäudemanager alle Hausmeister des Unternehmens teil. Über diese Begehungen wird ein Protokoll gefertigt, welches an die jeweils zuständigen Leitungen und Hausmeister verteilt wird.
Darüber hinaus werden alle Mitarbeiter gebeten, auf Mängel an Gebäuden und technischen Anlagen zu achten und diese umgehend an die für sie zuständige Leitung zu melden. Diese entscheidet über das weitere Vorgehen, insbesondere über eine entsprechende Information an den Gebäudemanager.

Nur so ist ein umfassendes Gebäudemanagement möglich.

Dieses Dokument gilt vom Grundsatz her auch für die Wartung und Pflege von Großmaschinen, wie z. B. Waschmaschinen, Trockner, Treppenlifte, Brennöfen und Holzbearbeitungsmaschinen.

All die oben und nachfolgend genannten Punkte werden durch die Hausmeister und den Gebäudemanager in der Gebäudemanagement-Software "Hausmanager" von der net-haus GmbH erfasst und gepflegt.

1. Gewährleistungs- und Mängelmanagement

Wird ein Gebäude neu errichtet oder in Teilbereichen saniert, beginnt mit der Nutzung die Gewährleistungsfrist. Nach der Abnahme auftretende "Mängel" müssen vom Bauherrn oder Auftraggeber als solche nachgewiesen und dem Auftragnehmer unverzüglich mitgeteilt werden. Dieser hat dann  diesen Mangel zu beseitigen. Der Auftragnehmer für die (Bau-) Leistung übernimmt für die von ihm erstellten und eingebauten (Bau-) Teile nach ordnungsgemäßer Abnahme die Gewährleistung im Rahmen seiner vertraglichen Verpflichtungen (4 bzw. 2 Jahre gemäß VOB, 5 oder 10 Jahre gemäß BGB oder vertraglicher Vereinbarung).

Hier ist GIB auf die aktive Hilfe aller Mitarbeiter angewiesen. Wenn ein Mitarbeiter einen Mangel feststellt, meldet er diesen umgehend der für ihn zuständigen Leitung. Diese macht sich ein eigenes Bild und informiert in geeigneter Form den Gebäudemanager, um nicht eventuelle Gewährleistungsansprüche zu verlieren. Eine eigenständige Behebung eines eindeutigen Gewährleistungsmangels durch einen Mitarbeiter von GIB ohne vorherige Rücksprache mit dem Gebäudemanager ist unter allen Umständen zu vermeiden. Durch eigenmächtige Reparaturen können Gewährleistungsansprüche gegenüber der jeweiligen Errichterfirma verloren gehen, was zu erheblichen Unkosten für GIB führen kann. Vor Ablauf der Gewährleistungsfrist prüft der Gebäudemanager gewissenhaft und gründlich die von der Gewährleistung betroffenen Gebäudeteile. Der Auftragnehmer wird rechtzeitig zur Beseitigung festgestellter Mängel aufgefordert.

Ursachen der Mängel können sein:

  • Baufehler,
  • Verschleiß,
  • Beschädigung.

Zur Regulierung der Mängel und Schäden muss geprüft werden, ob es sich um Schäden aus dem Verantwortungsbereich des Eigentümers, des Nutzers oder der Baufirma handelt bzw. ob Fremdeinwirkung vorliegt.
Für das Bauwerk ist in der Regel eine Gewährleistungszeit von 5 Jahren vereinbart, für Teile der Haustechnik ist diese Zeit abhängig von den geschlossenen Wartungsverträgen.
Tritt in der Gewährleistungszeit ein Mangel auf, so muss dieser von der Firma, die das Bauteil erstellt hat, beseitigt werden.
Nach Beseitigung des Mangels beträgt die Gewährleistungszeit wiederum 2 Jahre.
Ist der Mangel auf Beschädigung zurückzuführen, prüft der Gebäudemanager, ob eine Versicherung in Anspruch genommen werden kann.
Die Zuordnung und Verfolgung der Mängel ist aufwändig und ohne bautechnische und juristische Erfahrungen nicht möglich.
Bei GIB ist für das gesamte Mängelmanagement der Gebäudemanager verantwortlich.

2. Flächenmanagement

Das Flächenmanagement verfolgt das Ziel, das Verhältnis des umbauten Raumes zu den Flächen, die das Gebäude beinhaltet, zu optimieren.
Erfahrungs- und Vergleichswerte fließen insbesondere bei der Neuplanung, Umplanung und Erweiterungsplanung ein. Für eine reibungslose Kommunikation stehen für alle Gebäude digitalisierte Grundrisse mit Raumnummern und Raumbezeichnungen zur Verfügung.

3. Instandhaltungs- und Wartungsmanagement

Während des Betriebs entsteht der größte Kostenanteil im Lebenszyklus eines Gebäudes. Ein erheblicher Teil dieser Kosten wird für die Instandhaltung des Gebäudes und der Anlagen im Gebäude verwendet.
Instandhaltung beinhaltet Grundmaßnahmen zur Verlängerung der Nutzungsdauer von Gebäuden und Gebäudeteilen. Instandhaltung bezeichnet die Kombination aller technischen und administrativen Maßnahmen während des Lebenszyklus eines Gebäudes, eines Gebäudeteiles oder einer Anlage zur Erhaltung des funktionsfähigen Zustands oder zur Rückführung in diesen, so dass die geforderte Funktion erfüllt werden kann.
Nach § 3 der Musterbauordnung (MBO) und dieser Bestimmung entsprechenden Regelungen der Länderbauordnungen sind Eigentümer und/oder Betreiber zur ordnungsgemäßen Instandhaltung einer baulichen Anlage (Anm.: die meist bereits mit der technischen Abnahme einer Leistung beginnt) verpflichtet.
Die im Rahmen der Instandhaltung durchgeführten Arbeiten werden im Hausmanager-Programm dokumentiert.
Einzelmaßnahmen im Instandhaltungsmanagement sind:

  • Wartung
  • Inspektion
  • Instandsetzung
  • Verbesserung

Wartung

Mit dem Begriff Wartung werden präventive Maßnahmen bezeichnet, mit denen die Nutzungsdauer und -sicherheit (zur Vermeidung von Personen- und Sachschäden sowie zur Absicherung einer Haftung gegenüber Dritten) verlängert werden.
Diese Maßnahmen können beinhalten:

  • Erstellen eines Wartungsplans, der auf die spezifischen Belange des jeweiligen Bauwerks-/Bau-/Anlagenteils abgestimmt ist. Dieser Plan soll u. a. Angaben über Ort, Termin, Maßnahmen und zu beachtende Merkmalswerte enthalten;
  • Vorbereitung der Durchführung
    (Vorwegmaßnahmen wie Schutzmaßnahmen und deren Überprüfung); 
  • Durchführung der Wartung;
  • Funktionsprüfung;
  • Rückmeldung und Dokumentation.

Inspektion

Mit dem Begriff Inspektion werden die Maßnahmen bezeichnet, die erforderlich sind, um den Ist-Zustand eines Bauwerks, Bau- oder Anlagenteils festzustellen und beurteilen zu können. Hierzu gehören auch die Bestimmung der Ursachen der Abnutzung und das Ableiten von notwendigen Maßnahmen (ggf. Instandsetzung, Verbesserung, Neuanschaffung).

Instandsetzung

Mit diesem Begriff werden die Maßnahmen bezeichnet, die erforderlich sind, um das Bauwerk bzw. den Bau- oder Anlagenteil ohne Verbesserung in den funktionsfähigen Zustand zurück zu versetzen. Planung und Ausführung sind dabei gewerkespezifisch aufzugliedern und durch fachkundige Personen umzusetzen (Hausmeister, Fachfirma).

Verbesserung

Verbesserung bezeichnet die Maßnahmen, die die Funktionssicherheit eines Bauwerks bzw. Bau- oder Anlagenteils erhöhen, ohne die von ihm geforderte Funktion zu ändern.
Verbesserungen können sich wie folgt ergeben:

  1. Aufgrund der Fortschreibung von Normen und Vorschriften wird es notwendig oder sogar Pflicht, Verbesserungen durchzuführen, zum Beispiel zum energiesparenden Wärmeschutz oder im Sicherheitsbereich wie Brandschutz, Arbeitsschutz usw.
  2. Aufgrund wirtschaftlicher Überlegungen führt eine Verbesserung langfristig zu geringeren Betriebskosten.

4. Zustandsmanagement

Bauwerksbestand

GIB dokumentiert fertig gestellte Bauwerke lückenlos, um eine gesicherte Grundlage für die Bewertung, z. B. in konstruktiver, anlagentechnischer, brandschutztechnischer oder energetischer Hinsicht, zur Verfügung zu stellen.
Um für die zuvor genannten Bereiche genaue Unterlagen zu haben, werden alle Gebäude detailliert in digitaler Form erfasst. Auf diese Weise ist es möglich, auch Nutzungsänderungen ohne großen Aufwand zu erfassen.

Zustandserfassung

Bei der Zustandserfassung werden die "wesentlichen Anforderungen" der Bauproduktenrichtlinie berücksichtigt, weil diese auf das Bauwerk als Ganzes ausgerichtet sind. Diese sind ein sehr allgemeines und flexibles Ordnungsprinzip.
Die wesentlichen Anforderungen sind:

  • Mechanische Festigkeit und Standsicherheit;
  • Brandschutz;
  • Hygiene, Gesundheit und Umweltschutz;
  • Nutzungssicherheit;
  • Funktionssicherheit;
  • Schallschutz;
  • Energieeinsparung und Wärmeschutz.

Daher enthält die Dokumentation der Zustandserfassung auch einen Vorschlag für regelmäßige Inspektionen der Bausubstanz. Ergeben sich Hinweise, dass die "wesentlichen Anforderungen" nicht mehr erfüllt sind, sind ggf. unter Berücksichtigung des Bestandsschutzes entsprechende Änderungsmaßnahmen einzuleiten.

5. Ressourcenmanagement

Das Analysieren und Aufzeigen von Energieeinsparpotenzialen ist ein zentraler Punkt bei der effektiven Betrachtung von Kosten im Immobilienmanagement.
Die Gebäude werden mit Wasser, Strom und Gas versorgt.
Die Betriebskosten sind direkt an die Verbräuche der Ressourcen gekoppelt und steigen ständig.
Deshalb sind folgende Fragen zu klären:

  • Wie gelingt eine möglichst kostengünstige Energieversorgung?
  • Welche Einsparungsmöglichkeiten sind im laufenden Betrieb möglich?

Zur Beantwortung dieser Fragen werden alle Gebäude hinsichtlich folgender Prozesse untersucht:

  • Ressourcenbereitstellung
  • Ressourcenverteilung
  • Ressourcenanwendung

Grundsatz ist dabei, dass es nicht nur um Ressourcensparen = Kosteneinsparung geht.
Ergebnisse dieses Prozesses sollen vielmehr sein, Ressourcenverbräuche bei Gewährleistung eines Qualitätslevels zu optimieren, welcher behagliches Raumklima, hohe Luftqualität, erforderliche Körperhygiene, Aufwand für Unterhaltung und Instandhaltung der Gebäude gleichermaßen berücksichtigt.
Bei steigenden Ressourcenkosten ist unter betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten abzuwägen, ob Gebäudeteile oder Gebäudetechnik erneuert wird. Dies wird im Rahmen des Energiemanagements vorausschauend und langfristig geplant.
Hierfür werden die Verbräuche von Strom, Wasser und Gas pro Gebäude erfasst. Aus Gründen der Vergleichbarkeit werden diese auf den Verbrauch pro Betreuten pro Tag heruntergerechnet. In der nächsten Stufe wird untersucht, inwieweit sich durch Steuerung, Regelung und Absenkungen Einsparungen erreichen lassen.
Die Suche nach alternativen Ressourcen der Energie- und Wasserbereitstellung erfolgt ständig unter ökologischen sowie betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten. Hierzu erfolgt auch eine regelmäßige Überprüfung der Energielieferverträge durch den Gebäudemanager.
Die Ergebnisse der Verbräuche werden in der Leitungsrunde jährlich vorgestellt und dann in transparenter Form an alle Mitarbeiter kommuniziert, da ein effektives Ressourcenmanagement nur dann möglich ist, wenn alle Nutzer entsprechend mitwirken.

6. Kommunikationsweg

Das Programm "Hausmanager" wird zur Erfassung der Gebäude- und Anlagenzustände, Wartungs- und Inspektionsintervallen, Mängel und Mängelbeseitigungen genutzt, so dass die Historie der Gebäude verfolgt werden kann.
In diesem Programm eingestellt sind die Stammdaten aller wartungs-/ kontrollpflichtigen- und -bedürftigen Bauteile mit ihren jeweiligen Wartungs- und Inspektionsintervallen.
Das Hausmanager-Programm wird im Rahmen der Arbeitsorganisation lediglich vom Gebäudemanager und den Hausmeistern genutzt. Diese werden für die korrekte Nutzung des Programms geschult. Für alle Leitungen und den Vorstand besteht die Möglichkeit, über einen Gastzugang mit ausschließlichen Leserechten, ebenfalls sämtliche Daten des Hausmanagerprogrammes einzusehen.
Das Programm bietet auch die Möglichkeit zur Kommunikation. Bei Bedarf kann der Umfang der Kommunikationsmöglichkeiten zwischen dem Gebäudemanager, den Hausmeistern und den Leitungen festgelegt werden.

Wenn Mitarbeiter einen gravierenden Mangel feststellen, melden sie diesen unverzüglich ihrer Leitung. Diese gibt die Mängelmeldung umgehend an den Gebäudemanager weiter, dieser leitet die erforderlichen Schritte ein.
Durch diese Kommunikationswege sind eine rasche und zielgerichtete Mängelmeldung und damit die fachgerechte Beauftragung zur Mängelbeseitigung und termingerechte Wartungsarbeiten gewährleistet.

7. Großmaschinen

Im übertragenen Sinne gelten die obigen Ausführungen auch für Großmaschinen (siehe Präambel). Die zur Gewährleistung erforderlichen bzw. vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Wartungen sind fristgerecht durchzuführen. Die Überprüfung der Fristeinhaltung obliegt den Hausmeistern und dem Gebäudemanager.

Im Hausmanager-Programm werden diese Maschinen erfasst und dort den jeweiligen Räumen zugeordnet. Im Bedarfsfall werden an dieser Stelle die entsprechenden Bedienungsanleitungen, Wartungsverträge etc. abgelegt.

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