QualitätsHandBuch

der GIB-Stiftung und des GIB e.V.

QHB UNTERSTÜTZENDE PROZESSE

Übersicht
UNTERSTÜTZENDE PROZESSE

3.8
Benutzung Kfz

3.8.1 VA Kfz-Nutzung

Autor/en:
B. Römer, E. Boehlke, M. Knapich-Boehlke, LR
gültig seit:
18.03.2004
aktualisiert am:
27.02.2019

Verfahrensanweisung für die Benutzung unternehmenseigener Kraftfahrzeuge

Präambel

Da Fahrzeuge von Menschen sehr unterschiedlich genutzt werden, ist eine einheitliche Regelung notwendig. Diese Regelung gilt für den GIB e. V., die GIB-Stiftung und deren Tochtergesellschaften.

1. Voraussetzungen

  • Die Einweisung eines neuen Mitarbeiters in die Benutzung unternehmenseigener Kfz erfolgt frühestens drei Monate nach Beginn seines Arbeitsverhältnisses.
  • Der Mitarbeiter besitzt seinen Führerschein mindestens seit einem Jahr und verfügt über entsprechende Fahrpraxis.
  • Die WL bzw. AfbL legt fest, ob und wann ein Mitarbeiter eine Einweisung entsprechend Punkt 4 dieses Dokumentes erhalten soll, die nach erfolgreichem Abschluss zur Berechtigung des Fahrens eines unternehmenseigenen Fahrzeuges führt.
  • Für berechtigte Mitarbeiter gilt, dass eine Entziehung des Führerscheins oder eine Einschränkung der Fahrerlaubnis unverzüglich der WL bzw. AfbL zu melden ist. Selbstverständlich gilt für die Mitarbeiter in Eigenverantwortung, dass sie direkt ab dem Zeitpunkt des Entzugs oder der Einschränkung der Fahrerlaubnis kein unternehmenseigenes Fahrzeug mehr fahren.
  • Einmal pro Jahr muss jeder Mitarbeiter, der die Berechtigung hat, ein unternehmenseigenes Fahrzeug zu führen, seinen Führerschein im Original bei der zuständigen Leitung vorlegen. Die Gültigkeit der Fahrerlaubnis ist in einer geeigneten Liste zu dokumentieren mit Datum der Vorlage und Unterschrift des Mitarbeiters sowie der Unterschrift der Leitung bzw. des Mitarbeiters, der mit dieser Kontrolle beauftragt ist.

2. Nutzung

  • Für jedes Kfz gibt es einen Kfz-Beauftragten. Dieser veranlasst verantwortlich sämtliche gesetzlich vorgeschriebenen Kontrollen und erforderlichen Reinigungs- und Wartungsarbeiten.
  • Der Fahrer hat vor jeder Fahrt mit Betreuten zu entscheiden, ob weitere Mitarbeiter zur Begleitung erforderlich sind und dies ggf. sicherzustellen. Ebenso sind bei der Sitzplatzverteilung die Besonderheiten der Betreuten zu beachten. Es ist nicht zulässig, dass zwei Betreuer vorne sitzen, während ein oder mehrere Betreute allein hinten sitzen.
  • Werden bei Antritt einer Fahrt Sicherheitsmängel (z. B. kaputte Rückspiegel) oder Warnhinweise durch Kontrollleuchten (z. B. niedriger Ölstand) festgestellt, muss der Fahrer entscheiden, ob er das Problem selbst angemessen beheben kann. Andernfalls muss der Mangel dem Kfz-Beauftragten gemeldet werden. Die Fahrt kann in diesem Fall nicht angetreten werden.
  • Jeder Fahrer achtet darauf, dass der Tank stets mindestens ¼ voll ist, wenn er das Fahrzeug für den nächsten Nutzer abstellt. Andernfalls ist aufzutanken.
  • Unfallschäden oder sonstige Beschädigungen sind sofort nach Feststellung bei der WL bzw. AfbL zu melden und im Fahrtenbuch einzutragen.

3. Ausleihe

Wird ein Fahrzeug an eine andere Einrichtung ausgeliehen, ist vor der Übergabe das Fahrzeug zu reinigen und vollzutanken. Sowohl bei der Übergabe als auch bei der Rückgabe ist ein Mitarbeiter der verleihenden Einrichtung gemeinsam mit dem Fahrer verantwortlich, das Fahrzeug auf Schäden oder andere Mängel zu kontrollieren, einschließlich Stand der Tankfüllung. Gibt es bei dieser Kontrolle Beanstandungen, muss dies unmittelbar und direkt mit dem Mitarbeiter der Einrichtung, die das Kfz ausgeliehen hat, besprochen und der eigenen WL bzw. AfbL schriftlich mitgeteilt werden.

4. Checkliste Einweisung Kfz

Zur Einweisung des Mitarbeiters wird eine Checkliste 'Einweisung Kfz', ausgefüllt (siehe Anlage FB 01). Diese Checkliste wird vom Kfz-Beauftragten und von dem eingewiesenen Mitarbeiter unterschrieben. Die Liste wird dann in der Mitarbeiterakte abgelegt.

5. Fahrverbot

Wenn ein Mitarbeiter mit einem GIB-Fahrzeug einen Unfall verschuldet hat, wird er von einem Einweiser überprüft (Probefahrt). Dieser entscheidet, ob die "GIB-Fahrerlaubnis" beibehalten wird. Wenn zwei Unfälle in einem Jahr durch Eigenverschulden stattfinden, gibt es ein einjähriges Fahrverbot für GIB-Fahrzeuge. Nach Ablauf des Jahres kann eine erneute Unterweisung stattfinden.

6. Nutzung privater Fahrzeuge

Sollte für erforderliche Fahrten ein Fahrzeug des Unternehmens nicht zur Verfügung stehen, kann jeder Mitarbeiter nach Rücksprache mit der zuständigen WL/AfbL auch sein privates Fahrzeug für Dienstfahrten nutzen. Dies trifft auch auf Mitarbeiter zu, die sich scheuen, insbesondere die größeren unternehmenseigenen Fahrzeuge zu nutzen, da sie sich in der Handhabung dieser Fahrzeuge unsicher fühlen.
Für diese Dienstfahrten hat das Unternehmen eine Vollkaskoversicherung abgeschlossen. Sämtliche Schäden, die am eigenen Fahrzeug hierbei entstehen und nicht durch grobe Fahrlässigkeit bedingt sind, sind durch diese Versicherung abgedeckt. Sind bei einem solchen Unfall Dritte beteiligt, deren Schäden über die Haftpflichtversicherung des Mitarbeiters beglichen werden, werden die durch die Rückstufung in der privaten Kfz-Haftpflicht entstehenden Kosten ebenfalls durch diese Versicherung für maximal fünf Jahre beglichen. Der Mitarbeiter muss hierfür einen Beleg von seiner Versicherung über die anfallenden Kosten in der Geschäftsstelle vorlegen.
Selbstverständlich ist jeder Mitarbeiter für die technische Sicherheit seines Fahrzeuges im selben Umfang verantwortlich wie weiter oben bei den unternehmenseigenen Fahrzeugen beschrieben.
Die Dienstfahrten können mit der jeweils zuständigen Leitung abgerechnet werden.

Downloads Anlagen (PDF- und/oder Word-Datei (.docx)
3.8.1 FB 01 Checkliste Einweisung Kfz

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